Comment déclarer un sinistre RC Pro après une réclamation client ?

Que faire dès la première réclamation ?

Conservez la réclamation et les éléments factuels, puis consultez votre contrat pour prévenir l'assureur par le canal prévu. N'attendez pas une assignation ou une demande chiffrée si l'événement est susceptible de mettre en jeu une garantie. Une mise en cause peut commencer par un email du client signalant un préjudice.

Si des mesures urgentes sont nécessaires pour limiter un dommage ou protéger les personnes, prenez les mesures adaptées et documentez-les. Pour les décisions relatives au litige et à son indemnisation, demandez les consignes de l'assureur.

Quel est le délai de déclaration d'un sinistre RC Pro ?

L'article L113-2 du Code des assurances prévoit d'aviser l'assureur dès que l'on a connaissance d'un sinistre susceptible d'entraîner sa garantie, dans le délai fixé par le contrat. Ce délai ne peut en principe être inférieur à cinq jours ouvrés, sous réserve des exceptions prévues par le texte.

Il ne faut donc pas transformer cette règle en « j'ai toujours exactement cinq jours ». Relisez le délai et les modalités de votre propre contrat et déclarez rapidement. Le fonctionnement de la garantie dans le temps, notamment sur la base d'une réclamation, est aussi un point à vérifier.

Quelles pièces préparer pour l'assureur ?

Rassemblez votre numéro de contrat, les coordonnées du réclamant, une chronologie datée et la description de la prestation. Joignez le contrat client, le devis, les factures, les livrables, les échanges et les éventuelles photos ou preuves techniques. Indiquez la date à laquelle vous avez appris l'existence du dommage ou de la réclamation.

Séparez les faits constatés des hypothèses. Si le client réclame une somme, transmettez sa demande et ses justificatifs sans la présenter comme un montant déjà accepté. Gardez les fichiers originaux et expliquez ce qui manque : une déclaration initiale peut ensuite être complétée selon les consignes de l'assureur.

Comment rédiger la déclaration ?

Utilisez une formulation factuelle : « Je déclare une réclamation susceptible de relever de ma RC Pro, contrat [numéro]. Le [date], mon client m'a signalé [faits]. La prestation concernée est [description]. Je joins les documents disponibles et vous remercie de m'indiquer les prochaines démarches. » Complétez chaque élément avant l'envoi.

Évitez d'affirmer une responsabilité juridique que vous n'avez pas encore analysée. Décrire honnêtement les faits n'est pas la même chose que reconnaître votre responsabilité. Demandez un accusé de réception et un numéro de dossier, et conservez votre preuve d'envoi.

Que répondre au client pendant l'examen ?

Accusez réception sans promettre une indemnisation : « J'ai bien reçu votre réclamation. Je rassemble les éléments et la transmets à mon assureur pour examen. Je reviendrai vers vous avec les suites du dossier. » Adaptez ce message aux faits et aux consignes reçues.

Avant de signer une transaction, d'accepter une somme ou de rembourser le client, consultez l'assureur. Ces engagements peuvent avoir des conséquences sur le dossier. Transmettez-lui immédiatement toute nouvelle demande, courrier d'avocat ou convocation.

L'assureur prend-il automatiquement le sinistre en charge ?

Non. Il examine notamment l'activité déclarée, la garantie concernée, les dates, les exclusions, les responsabilités et les justificatifs du préjudice. Une franchise, un sous-plafond ou un plafond annuel peut aussi limiter la prise en charge. La déclaration ouvre un dossier ; elle ne vaut pas accord d'indemnisation.

Si l'assureur refuse, demandez une explication écrite avec les clauses invoquées. Vérifiez la procédure de réclamation prévue dans les documents contractuels. En cas de désaccord persistant, faites-vous accompagner pour analyser la réponse et les voies de recours adaptées à votre situation.

Et si la déclaration a été faite en retard ?

Déclarez quand même sans attendre davantage et expliquez la chronologie. L'article L113-2 encadre les conditions dans lesquelles une déchéance pour déclaration tardive peut être opposée : lorsqu'elle est prévue au contrat, l'assureur doit notamment établir que le retard lui a causé un préjudice. Le texte prévoit également le cas fortuit et la force majeure.

Ce n'est pas une raison de différer la déclaration. Conservez les preuves utiles sur les dates, le retard et ses circonstances, puis demandez une réponse écrite de l'assureur si la prise en charge est contestée.

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